Ak tlačíte a kopírujete priemerne 130 strán za mesiac, to znamená 6 strán denne, tak je v zásade nepodstatné, aké drahé zariadenie z uvedených si kúpite, pretože celkové náklady sú rovnaké.
Ak však tlačíte a kopírujete priemerne viac ako 6 strán denne, tak už to jedno nie je (zdanlivo veľmi malé číslo 6 strán za deň). Pre porovnanie, pri tlači alebo kopírovaní napríklad 47 strán denne sú prevádzkové náklady až o 2 687 eur vyššie.
- Chcete optimalizovať náklady na tlač, identifikáciou dokumentov, ktoré nie je potrebne tlačiť?
- Tlačia vám užívatelia v práci súkromné dokumenty? Chcete eliminovať tieto náklady?
- Chcete rozpočítavať náklady na tlač na jednotlivé strediská?
- Chcete vedieť, koľko ktorý užívateľ vytlačí dokumentov za mesiac?
- Chcete tlačiť citlivé dokumenty až po príchode k tlačiarni a autentifikovaní sa?
- Ste účtovná alebo právnická firma a chcete vedieť, koľko pre ktorého klienta ste vytlačili strán za mesiac? Transparentne to vyúčtovať klientovi?
So správnym výberom zariadenia na optimalizáciu nákladov podľa potrieb ušitých priamo pre vaše potreby vám poradia odborníci v IT Global Servis.
Samozrejmosťou je záručný a pozáručný servis. Pravidelná starostlivosť vám zaručí bezstarostný a nízkonákladový chod vašich tlačiarní a multifunkčných zariadení na dlhé obdobie. Sme certifikovaným predajným a servisným partnerom celosvetového výrobcu tlačových zariadení Lexmark.
IT Global Servis má pre vás riešenie.
Pozrime sa na vývoj celkových nákladov na tlač za obdobie 8 rokov pri rôznom type zariadenia z pohľadu obstarávacej ceny a s tým súvisiacimi prevádzkovými nákladmi. Užívatelia majú isté nesprávne návyky pri nákupe tlačiarne alebo multifunkčného zariadenia (MFP). Často kupujú lacné zariadenia a lacné tonery. „Áno, môže sa to oplatiť, ale naozaj len do istého veľmi nízkeho objemu tlače. Zdanlivá úspora sa väčšinou preklopí do značných nákladov, pretože platí už spomenutá zásada: Čím lacnejšie zariadenie, tým drahšia prevádzka,“ vysvetľuje odborník z IT Global Servis Peter Krištofík.
Graf vývoja celkových nákladov vychádza z reálnych cien pre reálne konkrétne typy tlačiarní a tonerov s maximálnou kapacitou, ktoré je možné použiť v danom type tlačiarne/MFP. Pre tento účel sme vytypovali 3 typy tlačiarne od jednej značky.
Zvislá os zobrazuje celkové náklady (TCO) na tlač za 8 rokov prevádzky, čo je bežná životnosť tlačiarní a MFP. Za celkové náklady tu považujeme obstarávaciu cenu tlačiarne a náklady na tonery. Výpočet sme zjednodušili tým, že sme nebrali do úvahy opravy a údržbu, ktoré sú samozrejme taktiež nákladmi, ale pri uvedenej kategórii zariadení by každé malo veľmi podobné servisné náklady, takže porovnanie ako také by to ovplyvnilo len veľmi minimálne.
Vodorovná os zobrazuje priemerný objem tlače za mesiac. „Z grafu môžeme vyčítať, a na prvý pohľad je zrejmé, že rozdiel TCO v nákladoch pri nízkom mesačnom objeme tlače, napríklad 50 strán za mesiac, je z dlhodobého hľadiska 8 rokov minimálny,“ hovorí Peter Krištofík.
Pri mesačnom objeme tlače približne 130 strán za mesiac (hovoríme iba o 6 stranách za deň), majú všetky tlačiarne rovnaké TCO náklady za 8 rokov.
Dôležité, čo môžeme z grafu vyčítať, je podľa odborníka skutočnosť, že TCO náklady s použitím tlačiarne C (nákup 570 eur), ktorá je v nákupe drahšia o 460 eur oproti tlačiarni A (nákup 110 eur), je po 8 rokoch a pri mesačnom objeme tlače 1 000 strán za mesiac lacnejšia 2,6-násobne, presnejšie o 2 687 eur. A pozor, hovoríme iba o 47 stranách za deň.
Prečo je tomu tak? Odpoveď je jednoduchá. Drahšie zariadenie má spravidla oveľa väčšiu kapacitu tonerov. Rovnaká kalkulácia platí pre multifunkčné tlačové a kopírovacie zariadenia (MFP)
Je zrejmé, že výber tlačiarne/MFP na dané tlačové miesto si vyžaduje pozornosť, aby sa odborne navrhlo optimálne ekonomické riešenie a obzvlášť v prípade, ak má firma väčší objem tlače a potrebuje viacero zariadení. „Nie je správny postup obmedziť výber zariadenia iba podľa obstarávacej ceny a naviac formou nákupu z e-shopu, kde nie je žiadne odborné poradenstvo a údaje potrebné k ekonomicky optimálnemu riešeniu,“ radí Peter Krištofík.
Dobrá rada
Problematiku ekonomicky optimálnej tlače nie je možné obísť prenájmom zariadenia a platbou za stranu. To je iba komfortnejšia forma obstarania a prevádzky. Platba za stranu napríklad vôbec nezohľadňuje skutočné pokrytie strany (skutočnú spotrebu tonera). Cena za stranu je kalkulovaná z kapacity tonera pri 5 % pokrytí a je pevná. Bežne sa však tlačí s pokrytím napríklad 4 % a nižším. To zdanlivo malé číslo 1 % rozdielu však predstavuje 20 % z celkovej ceny, ktorú zaplatíte, ale nevytlačíte.
To samozrejme neznamená, že forma prenájmu zariadení a platby za stranu nemá v špecifických prípadoch opodstatnenie. Snažíme sa tu predovšetkým spomenúť kľúčové aspekty výberu formy tlačových služieb a výberu zariadení. Uvedené informácie naznačujú, že je to téma, ktorá si vyžaduje pozornosť a odborné poradenstvo, ktoré vám radi poskytneme.
